Algemene voorwaarden

Op al onze diensten zijn onderstaande algemene voorwaarden van toepassing.

Algemene Voorwaarden

Notariskantoor Ten Brinke B.V.

Versie: 27 juli 2026

Artikel 1 – Algemeen

1. In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder: Notaris: de in de gemeente Zaanstad, gevestigde besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Notariskantoor Ten Brinke B.V. ingeschreven KvK nr.34133192. Opdrachtgever: degene die een opdrachtbevestiging heeft ondertekend of op andere wijze een opdracht aan de notaris heeft gegeven of stilzwijgend met de opdrachtbevestiging akkoord is gegaan. Ingeval van oprichting van een rechtspersoon worden zowel (ieder van) de oprichter(s) als de rechtspersoon als hoofdelijke opdrachtgevers beschouwd. Cliënt: Degene ten behoeve van wie de opdracht wordt uitgevoerd.

2. Alle opdrachten worden geacht uitsluitend te zijn gegeven aan en aanvaard door de notaris, ook indien het de uitdrukkelijke of stilzwijgende bedoeling is dat een opdracht door een bepaalde persoon zal worden uitgevoerd. De toepassing van de artikelen 7:404 en 7:407 lid 2 BW wordt uitgesloten.

3. Deze Algemene Voorwaarden zijn ook van toepassing op eventuele aanvullende of vervolg- of nieuwe opdrachten van de opdrachtgever. Afwijkingen dienen schriftelijk te worden overeengekomen. Bij strijd van algemene voorwaarden van opdrachtgever met deze algemene voorwaarden, gaan de algemene voorwaarden van de notaris voor.

4. Opdrachten worden door de notaris uitsluitend uitgevoerd ten behoeve van opdrachtgever(s); derden kunnen daaraan in generlei opzicht rechten ontlenen. Indien opdracht wordt gegeven door een ander dan de cliënt is de notaris bevoegd van cliënt een bevestiging van de opdracht te vragen. Indien hierna wordt gesproken van opdrachtgever wordt daaronder ook verstaan de cliënt, tenzij van het tegendeel uitdrukkelijk blijkt.

5. Opdrachtgever is gehouden alle voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke gegevens aan de notaris te verstrekken, in te staan voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de verstrekte gegevens en bij wijziging in die gegevens de notaris onverwijld daarvan in kennis te stellen. De notaris is bevoegd uitvoering van de opdracht op te schorten tot het moment waarop de opdrachtgever aan de verplichting uit de vorige zin heeft voldaan. Indien de notaris, doordat opdrachtgever onjuiste, onvolledige of onbetrouwbare gegevens verstrekt, schade lijdt of extra kosten moet maken, kunnen de daaruit voortvloeiende meerkosten en eventuele schade aan opdrachtgever in rekening worden gebracht.

6. Indien tijdens de uitvoering van de opdracht werkzaamheden worden verricht die niet vallen onder de overeengekomen opdrachtbevestiging, wordt aan de daarop betrekking hebbende aantekeningen in het dossier van de notaris, inzake tussentijds overleg tussen opdrachtgever en de notaris, het vermoeden ontleend dat deze werkzaamheden in incidentele opdracht van opdrachtgever door de notaris zijn verricht.

7. Een vordering op de notaris kan niet worden gecedeerd of verpand. De notaris betaalt op grond van de notariële beroeps- en gedragsregels alleen geld uit aan degene die als partij optreedt bij de akte en/of aanspraak kan maken op de uitbetaling op grond van de rechtshandeling die in de akte is opgenomen, behalve als uit deze regels anders voortvloeit.

Artikel 2 – Kosten

1. De door de notaris opgegeven kosten voor de werkzaamheden (honorarium) worden vermeerderd met de wettelijk verschuldigde omzetbelasting.

2. Opdrachtgever is gehouden tot betaling van de bij hem/haar, inzake het verrichten van de opdracht, ingediende nota’s / declaraties. Voorts is opdrachtgever gehouden tot betaling van alle door de notaris in het kader van de uitvoering van de opdracht betaalde extra kosten zoals reiskosten, kosten spoedzendingen, koerierskosten, griffierechten, taxatiekosten, vertaalkosten, kadasterkosten, leges, inschrijfkosten, recherchekosten en bankkosten, zoals spoed en telefonische overboekingen en de over de extra kosten eventueel wettelijk verschuldigde omzetbelasting; deze opsomming kan niet worden gebruikt om andere noodzakelijke niet genoemde kosten of verschotten uit te sluiten.

3. De notaris behoudt zich het recht voor één of meer voorschotnota’s in te dienen en de (verdere) uitvoering van de werkzaamheden op te schorten totdat de voorschotnota(s) is (zijn) betaald.

4. Ingeval van annulering van een opdracht is opdrachtgever in elk geval verschuldigd de kosten van de reeds verrichte werkzaamheden (uren x tarief + omzetbelasting) en de door de notaris betaalde extra kosten, zoals hiervoor bedoeld.

5. Als een geplande afspraak binnen 48 uur door de opdrachtgever wordt uitgesteld en daardoor extra werkzaamheden moeten worden verricht, behoudt de notaris zich voor daarvoor meerkosten aan opdrachtgever in rekening te brengen.

6. Indien de opdrachtgever een ander is dan de cliënt, zijn beiden hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van de nota(s).

7. In het geval er meerdere opdrachtgevers zijn, zijn alle opdrachtgevers hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van de nota(s). In geval van de verkoop en levering van een registergoed waar een koopovereenkomst aan ten grondslag ligt én in die koopovereenkomst is bepaald voor wiens rekening welke kosten komen, zal de regeling van de koopovereenkomst gevolgd worden.

8. Op verzoek van de opdrachtgever kan een specificatie van de nota worden verstrekt. Deze specificatie is beperkt tot het aangeven van het aantal aan de behandeling van de opdracht bestede uren en de data waarop aan de opdracht is gewerkt.

9. Indien er sprake is van extra of bijzondere werkzaamheden, dan worden deze werkzaamheden zo veel als mogelijk conform de meerwerklijst aan de opdrachtgever en/of cliënt in rekening gebracht. Op verzoek kan deze lijst ook worden toegestuurd. Extra of bijzondere werkzaamheden die niet op deze lijst zijn vermeld, kunnen separaat in rekening worden gebracht.

Artikel 3 – Rentevergoeding

1. Ingeval door de opdrachtgever gelden worden gestort op de derdengeldenrekening van de notaris en de bank waar deze rekening wordt aangehouden rente vergoed en de gelden meer dan vijf werkdagen op deze rekening blijven staan, zal de notaris deze rente, onder eventuele inhouding van de door de bank in rekening gebrachte kosten en administratiekosten van de notaris, vergoeden aan de opdrachtgever.

2. Ingeval de desbetreffende bank een vergoeding rekent voor het aanhouden van gelden op de derdengeldenrekening, bijvoorbeeld als gevolg van een negatieve rente, is opdrachtgever verplicht om die negatieve rente op eerste verzoek van de notaris bij te storten op de derdengeldenrekening. In geval aan het verzoek niet wordt voldaan, zal de notaris de negatieve rente in mindering brengen op de door de opdrachtgever op de derdengeldenrekening gestorte gelden.

3. Ter verzekering van betaling van de negatieve rente en ter voorkoming van het ontstaan van een negatieve bewaringspositie, zal aan iedere opdrachtgever waarvoor gelden op de derdengeldenrekening van de notaris worden gestort en aangehouden, kosten in rekening gebracht kunnen worden.

Artikel 4 – Betaling nota(s)

1. Het eindbedrag van de nota betreffende het tot stand komen van een notariële akte moet steeds uiterlijk voor het tijdstip van het ondertekenen daarvan op de eigen bankrekening van de notaris zijn bijgeschreven; een opdracht aan of bevestiging daarvan door de bankier van de opdrachtgever is daartoe niet voldoende.

2. Iedere andere door de notaris bij opdrachtgever ingediende nota moet uiterlijk zijn bijgeschreven op de eigen bankrekening van de notaris op het op de nota aangegeven tijdstip. Bij gebreke van de vermelding van een zodanig tijdstip, dient de nota binnen 7 dagen na factuurdatum te zijn bijgeschreven op de eigen bankrekening van de notaris.

3. De nota kan niet in contanten worden voldaan op het kantoor van de notaris. Wel bestaat de mogelijk om dit middels pin-betaling te doen.

4. De notaris heeft als voor het uitvoeren of afwikkelen van de opdracht een totaalhonorarium van ten minste € 2.500,– (inclusief 21% BTW) te verwachten valt en/of het uitvoeren of afwikkelen van de opdracht meer dan 3 kalendermaanden nodig zal zijn, de bevoegdheid een voorschotdeclaratie en/of tussentijdse declaratie aan opdrachtgever te sturen. Op deze voorschot- of tussentijdse declaratie is de betalingstermijn van lid 2 van toepassing.

5. Bij gebreke van tijdige betaling heeft de notaris de bevoegdheid om zijn (verdere) dienstverlening op te schorten tot het moment dat de betaling heeft plaatsgevonden.

6. Bij gebreke van tijdige betaling is de opdrachtgever in verzuim zonder dat enige sommatie of in verzuimstelling behoeft te hebben plaatsgevonden en is opdrachtgever de wettelijke rente verschuldigd vanaf het tijdstip dat het niet tijdig betaalde bedrag op de eigen bankrekening van de notaris had moeten zijn bijgeschreven tot de dag van de daadwerkelijke bijschrijving. Alles onverminderd de verdere rechten die de notaris ter zake kan uitoefenen.

7. Alle kosten ontstaan tengevolge van gerechtelijke of buitengerechtelijke incasso van de vordering van de notaris zijn voor rekening van opdrachtgever. De buitengerechtelijke kosten zijn bij voorbaat vastgesteld op 15% van het door de notaris te vorderen bedrag met een minimum van € 250,00.

Artikel 5 – Archivering

1. Nadat de opdracht is uitgevoerd zal de notaris het dossier minimaal 7 jaar bewaren. Daarna staat het de notaris vrij het dossier te vernietigen. Bij eventuele geschillen na verloop van de termijn van 7 jaar zal de bewijslast aan de zijde van de opdrachtgever liggen. Als de notaris originele stukken van de opdrachtgever bewaart, kan de opdrachtgever deze tot 5 jaar na het beëindigen van de opdracht opvragen. De notaris kan voor het opvragen en inzien van de stukken kosten in rekening brengen.

2. De notariële akten worden bewaard op de wijze en voor de duur zoals de Wet op het notarisambt regelt.

Artikel 6 – Aansprakelijkheid, toepasselijk recht en geschillen

1. De aansprakelijkheid van de notaris is beperkt tot het bedrag waarvoor de beroepsaansprakelijkheidsverzekering in voorkomend geval de notaris aanspraak geeft op uitkering, vermeerderd met het eventuele eigen risico. Aansprakelijkheid is uitgesloten als de notaris verplicht is werkzaamheden op te schorten of te beëindigen op grond van dwingend recht. Er geldt een klachten- en geschillenregeling notariaat. Deze klachtenregeling is gepubliceerd op onze website. Op de notariële dienstverlening is voorts de klachten- en geschillenregeling notariaat van toepassing (zie www.knb.nl en www.degeschillencommissie.nl ). Op de dienstverlening en de eventuele aansprakelijkheidsstelling is Nederlands recht van toepassing. Voor geschillen is uitsluitend de Nederlandse rechter of de Geschillencommissie bevoegd. De notaris is lid van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) en voldoet aan de door de KNB voorgeschreven verzekeringsplicht.

2. De hiervoor geformuleerde aansprakelijkheidsbeperking geldt ook indien de opdracht niet tijdig uitgevoerd wordt of zich bij de uitvoering van de opdracht een nalaten voordoet.

3. De opdrachtgever zal aan de notaris vergoeden al die bedragen die de notaris ten onrechte aan de opdrachtgever heeft betaald ten gevolge van een fout, zowel ten gevolge van een type- en/of rekenfout en/of een kennelijke onjuiste interpretatie van de aan de betaling ten grondslag liggende overeenkomst in de nota van afrekening.

4. Voorbereidings- en onderzoekskosten in het kader van een aansprakelijkheidstelling, een schadevergoedingsvordering en/of een tuchtrechtprocedure kunnen door de notaris worden gefactureerd.

Artikel 7 – Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)

Voor het merendeel van de dienstverlening van de notaris is de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme van toepassing. In dat kader is de notaris onder meer verplicht in verband met de dienstverlening aan de opdrachtgever een ‘cliëntenonderzoek’ uit te voeren, welk onderzoek onder meer het vaststellen en verifiëren van de identiteit omvat; en-zonder medeweten van de bij de opdracht betrokken partijen-melding bij Financial Intelligence Unit-Nederland(FIU-Nederland) te doen als zich een ongebruikelijke situatie of transactie voordoet. Met het verstrekken van de opdracht verklaart de opdrachtgever zich daarmee akkoord.

Disclaimer
De informatie op deze site is met de grootst mogelijke zorgvuldigheid samengesteld. De informatie is bedoeld voor algemeen gebruik en is niet toegespitst op de individuele situatie van de gebruiker. De toepassing van de informatie en de gevolgen van aan de hand daarvan vastgelegde afspraken hangen af van ieders persoonlijke situatie. De informatie kan niet worden gehanteerd als een vervanging van persoonlijk advies. De notaris wijst aansprakelijkheid voor eventuele onvolkomenheden, onjuistheden en gevolgen af.

Privacyverklaring Notariskantoor Ten Brinke B.V.

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze contactgegevens

Naam kantoor: Notariskantoor Ten Brinke B.V.

Adres: Dorpsstraat 1054 B

Postcode / Plaats: 1566 JM Assendelft

Contactpersoon: dhr. M.S. (Marcel) ten Brinke

E-mailadres: marcel@notaristenbrinke.pro

Telefoonnummer: 075-6474040

Onze dienstverlening

Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten

Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.
De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:

De verwerking “Verzamelen, vastleggen, gebruiken etc. van gegevens voor de financiële administratie” van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

wettelijke verplichting (2:10 BW lid 3 en 4. Artikel 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen (AWR). 24 lid 6 WNA, Selectielijst (122))

De verwerking “Opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan t.b.v. passeren en bewaren van notariële akten” van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

wettelijke verplichting (art. 58+59 Wet op het Notarisambt)

De verwerking “Opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan t.b.v. voorbereiden en afhandelen van notariële akten (dossier)” van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

wettelijke verplichting (Selectielijst (119), Staatscourant 2005, nr 212. Archiefwet)

De verwerking “Verstrekken d.m.v. doorzending: concepten en dossierstukken aan derden met toestemming cliënt” van persoonsgegevens vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk:

toestemming

De verwerking “Opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan ten behoeve van dienstverlening waaraan geen authentieke akte gekoppeld is zoals advisering, onderhandse akten ” van persoonsgegevens vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk:

Uitvoering overeenkomst

De verwerking “Verstrekken door middel van doorzending t.b.v. de inschrijving van gegevens of akten in register” van persoonsgegevens vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk:

Wettelijke verplichting (bij CLTR toestemming)

De verwerking “Vastleggen, raadplegen t.b.v. legaliseren van handtekeningen” van persoonsgegevens vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk:

toestemming/uitvoering wettelijke taak.

De verwerking “Verzamelen, vastleggen en gebruiken gegevens voor aanleg registratie t.b.v. acquisitie en/of nieuwsbrieven etc” van persoonsgegevens vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk:

toestemming

De verwerking “Verzamelen, vastleggen en gebruiken gegevens t.b.v. relatiebeheer zakelijke contactpersonen in de keten” van persoonsgegevens vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk:

toestemming

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens kan dan één van de volgende zijn:

Openbare registers, waaronder het Kadaster en Rechtspraak.nl;
Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent;
Hypotheekadviseur;
Schenker/testateur;
Accountant/fiscalist/boekhouder/administrateur;
Basisregistratie personen (BRP, voorheen GBA);
Administrateur van vereniging van eigenaars;
Hypotheekhouder/geldverstrekker;
Beslaglegger/deurwaarder.

Doorgeven van uw persoonsgegevens

Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:

Kadaster;
Kamer van Koophandel;
Belastingdienst;
Rechtbank;
Centraal (Levens)testamentenregister.

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Als hoofdregel geldt dat een dossier na 7 jaren vernietigd zal worden. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.

Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Recht van bezwaar

Als wij uw gegevens gebruiken voor direct marketing zoals nieuwsbrieven of andere mailings, kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via info@notaristenbrinke.pro t.a.v. de heer M.S. ten Brinke. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Klachtenregeling Notariskantoor Ten Brinke B.V.

Begripsomschrijving

Klacht

Elke redelijkerwijs als zodanig aan te merken, mondeling of schriftelijk gedane uitlating van ongenoegen betreffende de dienstverlening door de notaris, door of namens de cliënt kenbaar gemaakt.

Klager

De cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht uit.

Notaris

Notaris, toegevoegd notaris of kandidaat-notaris.

Klachtenprocedure

De op het kantoor gehanteerde procedure voor behandeling van klachten.

Klachtenregeling

Dit document, zijnde de schriftelijke weergave van de op het kantoor gehanteerde klachtenprocedure.

Klachtenfunctionaris

De persoon, niet zijnde de notaris tegen wie de klacht is gericht, aan wie door het bestuur van Notariskantoor Ten Brinke B.V. de behandeling van de klacht is overgedragen.

Klachtenregistratieformulier

Een intern te gebruiken formulier ter uitvoering van de in de klachtenregeling vastgelegde procedure.

Geschillencommissie Notariaat

De commissie ingesteld door de Stichting Geschillencommissies voor consumentenzaken (SGC) en die voor Beroep en Bedrijf (SGB) waar het kantoor betwiste en onbetaald gebleven declaraties kan voorleggen en waar prijs-/kwaliteitsgeschillen kunnen worden aanhangig gemaakt als de door het kantoor aangereikte oplossing niet tot tevredenheid leidt.

Geschillenregeling Notariaat

De bij de Geschillencommissie Notariaat gehanteerde procedure tot beslechting van geschillen tussen notarissen en cliënten.

Reglement Geschillencommissie Notariaat

Het reglement waarin de werkwijze van de Geschillencommissie Notariaat is neergelegd.

Doelstellingen

De doelstellingen van de klachtenregeling zijn:

het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
medewerkers trainen in cliëntgericht reageren op klachten. KNB, december 2012;
verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtenbehandeling en klachtenanalyse.

Informeren van de cliënt

De notaris

wijst de cliënt erop dat het kantoor een klachtenregeling hanteert;
deelt de cliënt mee dat een klacht (bij voorkeur schriftelijk) kenbaar gemaakt dient te worden bij de notaris of mevrouw M. Meek;
wijst de client erop dat daarnaast de mogelijkheid bestaat om onoplosbare problemen voor te leggen aan de Geschillencommissie Notariaat;
meldt de cliënt dat het Reglement Geschillencommissie Notariaat kan worden opgevraagd bij de secretaris van de commissie op het adres Postbus 90600, 2509 LP Den Haag of de site www.degeschillencommissie.nl.

De interne klachtenprocedure

Wanneer een cliënt op enigerlei wijze het kantoor benadert met een klacht dan dient de betrokken notaris daarvan in kennis te worden gesteld.
De betrokken notaris tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen al dan niet na raadpleging van de klachtenfunctionaris.
De betrokken notaris respectievelijk de klachtenfunctionaris draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van de klacht met inachtneming van de onderhavige klachtenregeling.
Geheimhouding dient onder alle omstandigheden te zijn gewaarborgd.
De beslissing op de klacht wordt aan de cliënt medegedeeld.
Wanneer in het contact met de cliënt de klacht niet tot tevredenheid wordt afgehandeld wordt de kwestie voorgelegd aan de Geschillencommissie Notariaat.

Registratie en classificatie van de klacht

Alle klachten worden geregistreerd volgens het klachtenregistratieformulier.
De klachtenfunctionaris registreert en classificeert de klacht.
De klacht wordt geclassificeerd
– naar wijze van indiening als
A. mondeling
B. schriftelijk
– naar aard van de klacht volgens de onderstaande categorieën
I. klachten over werkwijze van/bejegening door de notaris
II. klachten over juridisch-inhoudelijke aspecten van de dienstverlening
III. klachten over financiële aspecten van de dienstverlening
IV. klachten over praktijkvoering in het algemeen
Een klacht kan in meerdere klassen worden ingedeeld.
Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de betrokken notaris en de klachtenfunctionaris het klachtenregistratieformulier

Verantwoordelijkheden

De betrokken notaris en daarna de klachtenfunctionaris zijn verantwoordelijk voor de behandeling en afhandeling van de klachten.
De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor een volledige invulling van het klachtenregistratieformulier.
De betrokken notaris houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte van de verdere afhandeling van de klacht.
De klacht dient binnen vier weken schriftelijk door het kantoor afgehandeld te zijn.
De klachtenfunctionaris zorgt voor een reactie naar de klager.
De klachtenfunctionaris houdt het klachtendossier bij.

Analyse van de klachten

De klachtenregistratieformulieren worden na afhandeling van de klacht verzameld bij de klachtenfunctionaris.
De klachtenfunctionaris brengt van de afhandeling van klachten periodiek verslag uit.
De klachtenfunctionaris verwerkt de gegevens en maakt jaarlijks een analyse.
De klachtenfunctionaris doet tevens aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.

Intern bespreken

Eenmaal per jaar worden de klachtengegevens op basis van een analyse op het kantoor besproken.
Maatregelen ter verbetering worden voorbereid en gepland.
De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor het voorbereiden van deze vergadering en het maken van een analyse.

Preventieve actie

Op grond van de jaarlijkse analyse van de klachtenfunctionaris beslist het kantoor over de te nemen preventieve maatregelen ter verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening.
De te nemen maatregelen worden gezamenlijk met de analyse gepresenteerd in de kantoorvergadering.